Aplikace na míru, nebo hotový SaaS? Jak se rozhodnout

Krátká odpověď zní: začněte hotovým nástrojem. Pokud SaaS pokrývá zhruba 80 procent toho, co potřebujete, a zbylých 20 procent dokážete oželet nebo obejít, je to skoro vždy rychlejší a levnější cesta. Hotový nástroj máte spuštěný za odpoledne, o provoz, zálohy a bezpečnost se stará někdo jiný a měsíční platba je předvídatelná.

Aplikace na míru dává smysl ve čtyřech situacích. Když vás hotový nástroj nutí měnit způsob práce, který vám funguje. Když platíte desítky licencí za funkce, které nikdo nepoužívá. Když potřebujete propojit systémy, které spolu nemluví. A když je váš způsob práce přesně to, čím se lišíte od konkurence. V článku všechny čtyři projdu a přidám i druhou stranu účtu, tedy co vlastní aplikace stojí na vývoji, provozu a údržbě.

Nejdřív poctivě prověřte hotové nástroje

Na běžné firemní problémy, jako je fakturace, CRM, řízení projektů nebo docházka, existují nástroje vybroušené lety provozu a tisíci zákazníků. Postavit si vlastní fakturaci jen proto, že to dnes s AI jde, je drahý koníček. Než začnete uvažovat o vývoji, sepište si svůj proces krok za krokem a porovnejte ho s tím, co hotové nástroje opravdu umí. Klidně si na to vezměte na pomoc AI:

Popíšu ti krok za krokem, jak u nás ve firmě probíhá proces X.
Najdi hotové nástroje, které tenhle proces pokrývají. U každého
vypiš, které z našich kroků umí, které neumí, jak by se daly
chybějící kroky obejít a kolik nástroj stojí pro 15 uživatelů.

Pokud z porovnání vyjde nástroj, který pokrývá většinu procesu a zbytek zvládnete tolerovat, máte rozhodnuto. Vlastní vývoj si šetřete na situace, kde tohle porovnání dopadne špatně.

Čtyři situace, kdy dává smysl aplikace na míru

Nástroj vás nutí měnit způsob práce. Hotový SaaS je stavěný pro průměr trhu. Když se váš proces od průměru liší, začnete ho nástroji přizpůsobovat: přibydou pomocné tabulky vedle systému, výjimky, které si lidé pamatují v hlavě, a kroky, které se dělají dvakrát. V tu chvíli neplatíte jen licenci, ale i čas lidí, kteří denně obcházejí nástroj, který jim měl pomáhat. Typický příklad z mé praxe je samoobslužná posilovna, kde na sebe navazuje rezervace, platba a SMS kód k zámku dveří. Rezervačních systémů existují desítky, ale celek od zaplacení po odemčené dveře by se z nich skládal těžko a s kompromisy na každém kroku.

Platíte za licence, které nikdo nevyužívá. SaaS se většinou účtuje za uživatele a měsíc. U pěti lidí je to nezajímavá položka, u padesáti už jde o statisíce ročně. Když si k tomu přičtete, že většina lidí používá zlomek funkcí, vychází nepříjemný účet za software, který firmě sedí jen zčásti. Vlastní aplikace se s počtem uživatelů nezdražuje, takže čím větší tým a čím delší horizont, tím dřív se investice do vývoje vrátí.

Potřebujete propojit systémy, které spolu nemluví. Hodně firemní práce nejsou chybějící funkce, ale přenášení dat mezi nástroji: z e-mailu do tabulky, z tabulky do účetnictví, z účetnictví do reportu. Tady bývá aplikace na míru nejsilnější, protože nevzniká místo vašich nástrojů, ale mezi nimi. Takhle vznikla i aplikace na překlad manuálů do 21 jazyků, kterou jsem stavěl pro jednoho výrobce a která zkrátila čtyři týdny koordinace mezi lidmi, soubory a agenturami na pár minut práce.

Váš způsob práce je konkurenční výhoda. Pokud vyhráváte zakázky tím, že něco děláte jinak a lépe než ostatní, hotový nástroj vás tlačí zpátky k průměru. Stejný SaaS si totiž může koupit i konkurence. Proces, kterým se lišíte, dává smysl podepřít softwarem, který konkurence nemá a který roste s tím, jak se váš proces vyvíjí.

Co stojí na druhé misce vah

Aby to bylo fér srovnání, vlastní aplikace má tři nákladové položky a jen ta první je vidět v nabídce. První je vývoj, tedy jednorázová investice, jejíž reálné rozpětí jsem rozepsal v článku kolik stojí interní aplikace na míru. Druhá je provoz. Ten dnes díky hostovaným platformám typu Vercel vychází od nuly po stovky korun měsíčně, u větších aplikací víc. Třetí je údržba: knihovny stárnou, objevují se bezpečnostní záplaty a firma se vyvíjí, takže aplikace potřebuje někoho, kdo se o ni dlouhodobě stará. U SaaS jsou všechny tři položky schované v měsíční platbě. U aplikace na míru je platíte odděleně a je poctivé s nimi počítat od začátku, ne až když přijde první faktura za úpravy.

Hranice se posunula

Ještě před pár lety znamenala aplikace na míru měsíce práce a rozpočet, kvůli kterému se menším firmám vývoj nevyplatil skoro nikdy. Vývoj s AI nástroji tohle změnil. Zmíněná překladová aplikace, tedy fronta úloh, přihlašování, role, ukládání souborů a dashboard pro kontrolu překladů, vznikla za pár týdnů. To je rozsah, který byl dřív otázkou měsíců.

Neznamená to, že na míru je najednou správná odpověď na všechno. Znamená to, že otázka „SaaS, nebo na míru" má dnes jiný zlom než před pěti lety. Procesy, které jste dosud lepili v tabulkách, protože vývoj byl drahý, už drahé být nemusí.

Časté otázky

Kdy je lepší hotový SaaS než aplikace na míru?

Hotový SaaS je lepší volba, když pokrývá zhruba 80 procent vašeho procesu a zbytek dokážete oželet nebo obejít. Platí to hlavně pro běžné agendy, jako je fakturace, CRM nebo řízení projektů, kde jsou hotové nástroje vybroušené lety provozu. Nasadíte ho za dny, ne za týdny, a o provoz i bezpečnost se stará dodavatel.

Kdy se vyplatí aplikace na míru?

Aplikace na míru se vyplatí ve čtyřech situacích: hotový nástroj vás nutí měnit fungující způsob práce, platíte mnoho licencí za funkce, které nevyužíváte, potřebujete propojit systémy, které spolu nemluví, nebo je váš proces konkurenční výhoda, kterou nechcete srovnat s průměrem trhu. Čím víc těchto bodů platí zároveň, tím silnější je důvod stavět vlastní řešení.

Kolik stojí provoz a údržba aplikace na míru?

Provoz na hostovaných platformách typu Vercel vychází od nuly po stovky korun měsíčně, u větších aplikací víc. K tomu je potřeba počítat s údržbou, protože knihovny stárnou a firma se vyvíjí, takže aplikace potřebuje někoho, kdo se o ni dlouhodobě stará. Rozumné je vyhradit si na údržbu menší průběžný rozpočet už při rozhodování, ne až po spuštění.

Můžeme začít se SaaS a na míru přejít později?

Ano, a pro většinu firem je to nejrozumnější postup. Hotový nástroj vám levně ukáže, jak váš proces doopravdy vypadá a kde vás tlačí, a teprve tahle zkušenost je dobré zadání pro aplikaci na míru. Při výběru SaaS se jen vyplatí zkontrolovat, že z něj půjdou vyexportovat data, aby pozdější přechod nebyl rukojmím dodavatele.

Nevíte, na které straně jste?

Rozhodnutí mezi SaaS a vývojem na míru se dělá špatně od stolu bez znalosti konkrétního provozu. Jestli si nejste jistí, kam vaše situace spadá, rezervujte si 30 minut a projdeme váš workflow spolu. Řeknu vám na rovinu, jestli bych na vašem místě stavěl, nebo koupil hotové.